Whistleblowing

DEFINIZIONE DI WHISTLEBLOWING

Il Whistleblowing è uno strumento di compliance aziendale, tramite il quale i nostri dipendenti o lavoratori autonomoi, i nostri liberi professionisti e consulenti, nonché  collaboratori che svolgono la propria attività presso la Nostra Società, o soggetti che ci forniscono beni o servizi,  nonché  gli azionisti, e le persone con funzione di direzione amministrazione e controllo , possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.

COSA VUOL DIRE SEGNALARE: DEFINIZIONE

Le segnalazioni sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).

Si deve poi trattare di comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo

La disciplina si applica anche nel caso di segnalazioni che intervengano nell’ambito di un rapporto di lavoro terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante la selezione o in altre fasi precontrattuali.

COSA SI PUO’ SEGNALARE

1. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
2. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
3. atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
4. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
5. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
6. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;

COSA NON SI PUO’ SEGNALARE

Non sono considerate segnalazioni “whistleblowing”, quelle legate a un interesse personale del segnalante, che per esempio attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni su trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’azienda)

CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni devono essere

• il più possibile circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni;
• contenere le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
• contenere le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti
• È utile anche che alla segnalazione vengano allegati documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

CANALI DI SEGNALAZIONE

Per legge, i canali di segnalazione possono essere:

• Interno (quello presente nel contesto lavorativo)
• Esterno (ANAC)
• Divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone)
• Denuncia all’Autorità giudiziaria

Colorgraf Spa ha adottato il canale interno,  https://ourwhisper.it/colorgraf/new/report  

Informativa Privacy Whistleblowing resa ai sensi degli art. 13-14 del GDPR

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

 Il “Titolare” del trattamento dei dati personali , Colorgraf Spa, contattabile all’email valeriarossetti@colorgraf.it,   ti informa che procederà al trattamento dei dati personali da te forniti al momento della segnalazione secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti, tuoi e di tutti gli interessati, nel rispetto degli obblighi imposti dalla normativa sulla privacy e sul whistleblowing.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei tuoi dati personali, rispetto alla segnalazione da te formulata, avviene sulla base  dell’adempimento ad un obbligo di legge al quale è soggetto lo stesso Titolare del trattamento.

I dati personali saranno trattati dal Gestore delle Segnalazioni individuato in soggetto esterno espressamente incaricato allo scopo, avente il compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse dell’ Azienda,  ai sensi della normativa vigente sul Whistleblowing.

TIPI DI DATI TRATTATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati che hai fornito al fine di comunicare le presunte condotte illecite o violazioni delle quali sei venuto a conoscenza in ragione del tuo rapporto di servizio con il Titolare,  commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con il medesimo, verranno trattati allo scopo di gestire il procedimento di Whistleblowing in conformità alla normativa vigente, di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, di adottare i conseguenti provvedimenti, di tutela in giudizio di un diritto e di fornire risposta ad un’eventuale richiesta dell’Autorità giudiziaria.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

 I dati personali raccolti sono trattati dal Gestore della segnalazione che agisce sulla base di  specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo, nonché dal Team di Segnalazioni con competenze in materia di whistleblowing.

Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopraindicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

Il portale in automatico provvederà a rimuovere la segnalazione con tutti i suoi allegati entro 5 anni dall’esito finale dell’istruttoria salvo che il Gestore della segnalazione non disponga diversamente (ad es. nei casi in cui , a seguito della segnalazione, venga avviato un procedimento penale, civile o disciplinare). In tal caso i tuoi dati saranno conservati per il periodo che risulterà necessario in relazione a tale procedimento. È fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione necessario per l’esercizio o la tutela di un diritto specifico avanzato dal segnalante o dal segnalato.

Decorsi i periodi di tempo sopraindicati, i tuoi dati saranno cancellati.

I dati personali relative alle segnalazioni che non sono necessari o rilevanti per il procedimento in oggetto saranno cancellati senza indugio.

Potrai rivolgerti in qualsiasi momento al Gestore delle segnalazioni attraverso la piattaforma (se hai attivato una segnalazione) per verificare se i diritti di cui alle disposizioni in materia sono stati rispettati.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati personali è facoltativo ed è basato sul consenso del segnalante che lo rilascia contestualmente al caricamento dei dati stessi in piattaforma.

DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I tuoi dati potranno essere comunicati o resi accessibili ai soggetti che hanno un ruolo nella gestione del procedimento di Whistleblowing (soggetti interni specificatamente individuati, consulenti esterni eventualmente coinvolti nella gestione della segnalazione). Tali soggetti sono vincolati da un dovere di riservatezza.

Potranno avere accesso ai tuoi dati per finalità strettamente tecniche ed attinenti alla piattaforma, i fornitori della piattaforma informatica. Tutti i predetti soggetti saranno da noi autorizzati e istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 29 GDPR.

Potranno avere accesso ai dati e informazioni raccolte le Autorità giudiziarie, le Autorità pubbliche, l’ANAC e tutti i soggetti a cui la comunicazione deve essere effettuata in forza di legge.

I dati personali non saranno comunicati a soggetti diversi da quelli individuati né saranno diffusi o divulgati, senza il consenso del segnalante, salvo vi sia un obbligo legale di divulgazione.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal Titolare,  nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 -22 del Regolamento UE 2016/679), rivolgendosi al Gestore delle Segnalazioni tramite piattaforma .

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato attraverso questa piattaforma avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).